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Numeral 1 · Información de la entidad

Quién es la entidad, qué hace, cómo está organizada, quiénes trabajan allí y cómo contactarla. Es el numeral con más ítems del menú de Transparencia y donde más se pierden puntos por información desactualizada (directorios, organigramas, hojas de vida).

37 preguntas en la matriz oficial · Responsables habituales: Secretaría General, Talento Humano, Planeación y Contratación.

Misión, visión, funciones y deberes

Nombre en la matriz oficial: 1.1. Misión, visión, funciones y deberes. · 2 preguntas

Qué pide
La misión, la visión, las funciones y los deberes de la entidad, tal como están en el acto de creación o en su norma de estructura.
Dónde publicarlo
Transparencia y acceso a la información pública › 1. Información de la entidad › 1.1 Misión, visión, funciones y deberes.
Quién lo entrega
Planeación y Oficina Jurídica.
Qué URL reportar
La URL de la página 1.1 dentro del menú de Transparencia.

Cómo dejarlo listo

  1. Publique misión y visión vigentes.
  2. Publique funciones y deberes citando la norma que los establece.

Errores frecuentes

  • Publicar solo misión y visión y omitir funciones y deberes.

Preguntas oficiales de la matriz

  • 1.1.a Misión y visión. De acuerdo con la normativa que le aplique y las definiciones internas, incluyendo norma de creación y sus modificaciones. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 14 Art. 42, Dec. 103, Núm.. 4.
  • 1.1.b Funciones y deberes. De acuerdo con la normativa que le aplique y las definiciones internas, incluyendo norma de creación y sus modificaciones. Norma: Art. 9, lit a), Ley 1712 de 2014.

Organigrama

Nombre en la matriz oficial: 1.2 Estructura orgánica - organigrama. · 1 pregunta

Qué pide
El organigrama vigente con una descripción de la estructura orgánica.
Dónde publicarlo
Transparencia y acceso a la información pública › 1. Información de la entidad › 1.2 Estructura orgánica – organigrama.
Quién lo entrega
Talento Humano y Planeación.
Qué URL reportar
La URL de la página del organigrama.

Cómo dejarlo listo

  1. Publique el organigrama vigente y la norma que adopta la estructura.
  2. Incluya una descripción en texto (no solo la imagen) por accesibilidad.

Errores frecuentes

  • Organigrama de una estructura anterior a la última reestructuración.

Preguntas oficiales de la matriz

  • 1.2.a Organigrama. Incluirá, de manera legible, la descripción de la estructura orgánica, y la información de las divisiones o dependencias, extensiones y al menos un correo electrónico de los mismos, informando los nombres, apellido y cargo de la persona que sea responsable de la respectiva área. Norma: Art. 9, lit a), Ley 1712 de 2014.

Mapa de procesos

Nombre en la matriz oficial: 1.3 Mapas y cartas descriptivas de los procesos. · 1 pregunta

Qué pide
El mapa de procesos y las caracterizaciones (cartas descriptivas) de cada proceso.
Dónde publicarlo
Transparencia y acceso a la información pública › 1. Información de la entidad › 1.3 Mapas y cartas descriptivas de los procesos.
Quién lo entrega
Planeación o la Oficina del Sistema de Gestión.
Qué URL reportar
La URL de la página del mapa de procesos.

Cómo dejarlo listo

  1. Publique el mapa de procesos vigente.
  2. Enlace o publique la caracterización de cada proceso.

Errores frecuentes

  • Publicar solo el gráfico del mapa sin las caracterizaciones.

Preguntas oficiales de la matriz

  • 1.3.a Mapas y cartas descriptivas de los procesos. Se deberán informar los procesos y procedimientos aplicables para la toma de decisiones conforme con sus competencias. Los mapas y cartas descriptivos pueden entenderse de igual modo como mapas de caracterización o flujogramas relacionados con los procesos propios de la gestión d... Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15.

Directorio institucional y sedes

Nombre en la matriz oficial: 1.4. Directorio Institucional incluyendo sedes, oficinas, sucursales, o regionales, y dependencias. · 5 preguntas

Qué pide
El directorio institucional: datos de contacto, sedes, dirección con municipio, horarios de atención y contacto de cada dependencia.
Dónde publicarlo
Transparencia y acceso a la información pública › 1. Información de la entidad › 1.4 Directorio institucional.
Quién lo entrega
Secretaría General o Atención al Ciudadano.
Qué URL reportar
La URL de la página del directorio institucional.

Cómo dejarlo listo

  1. Liste cada sede u oficina con dirección, municipio y departamento.
  2. Agregue horarios y días de atención.
  3. Incluya teléfono y correo de cada dependencia.

Errores frecuentes

  • Publicar solo la sede principal cuando hay regionales.

Preguntas oficiales de la matriz

  • 1.4.a Información de contacto. Se cumple con el requisito publicando la misma información de datos de contacto especificada en el numeral 2. 2. 1 , numeral 4 del Anexo 2 -Footer o pie de página-:a. Teléfono conmutador, b.Línea gratuita o línea de servicio a la ciudadanía/usuario, c. Línea anticorrupción (según... Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15, Dirección de la sede principal, Art. 9, lit a) Ley 1712 de 2014
  • 1.4.b Ubicación física (nombre de la sede si aplica). Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15, Dirección de la sede principal, Art. 9, lit a) Ley 1712 de 2015. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15, Dirección de la sede principal, Art. 9, lit a) Ley 1712 de 2014.
  • 1.4.c Dirección (incluyendo el departamento si aplica) y municipio o distrito (en caso que aplique, se deberá indicar el nombre del corregimiento). Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15, Dirección de la sede principal, Art. 9, lit a) Ley 1712 de 2016. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15, Dirección de la sede principal, Art. 9, lit a) Ley 1712 de 2014
  • 1.4.d Horarios y días de atención al público. Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15, Dirección de la sede principal, Art. 9, lit a) Ley 1712 de 2017. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15, Dirección de la sede principal, Art. 9, lit a) Ley 1712 de 2014.
  • 1.4.e Datos de contacto específicos de las áreas de contacto o dependencias (en caso de que aplique). Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15, Dirección de la sede principal, Art. 9, lit a) Ley 1712 de 2018. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15, Dirección de la sede principal, Art. 9, lit a) Ley 1712 de 2014.

Directorio de servidores y contratistas

Nombre en la matriz oficial: 1.5 Directorio de servidores públicos, empleados o contratistas. · 10 preguntas

Qué pide
El directorio de servidores públicos y contratistas con nombre, lugar de nacimiento, formación, experiencia, cargo, dependencia, correo, teléfono, escala salarial y, para contratistas, objeto, valor de honorarios y fechas del contrato.
Dónde publicarlo
Transparencia y acceso a la información pública › 1. Información de la entidad › 1.5 Directorio de servidores públicos, empleados o contratistas.
Quién lo entrega
Talento Humano (servidores) y Contratación (contratistas).
Qué URL reportar
La URL del directorio (o del enlace al SIGEP).

Cómo dejarlo listo

  1. Publique el directorio con todos los campos de la matriz (1.5.1 a 1.5.10).
  2. Vincule el directorio con la información del SIGEP (el Anexo 2 lo exige); el enlace a la hoja de vida en SIGEP cumple ese requisito.
  3. Actualícelo cada vez que haya ingresos o retiros y muestre la fecha de corte.

Errores frecuentes

  • Directorio sin escala salarial.
  • Contratistas sin valor de honorarios ni fechas del contrato.

Preguntas oficiales de la matriz

  • 1.5.1 Nombres y apellidos completos. De conformidad con el Artículo 2.1.1.2.1.5. -Directorio de Información de servidores públicos, empleados y contratistas- del Decreto 1081 de 2015, este requisito sólo es de obligatorio cumplimiento para las entidades de naturaleza pública; no obstante, su elaboración por los suje... Norma: Decreto 1081 de 2015, Artículo 2.1.1.2.1.5.
  • 1.5.2 País, Departamento y Ciudad de nacimiento. De conformidad con el Artículo 2.1.1.2.1.5. -Directorio de Información de servidores públicos, empleados y contratistas- del Decreto 1081 de 2015, este requisito sólo es de obligatorio cumplimiento para las entidades de naturaleza pública; no obstante, su elaboración por los suje... Norma: Decreto 1081 de 2015, Artículo 2.1.1.2.1.5.
  • 1.5.3 Formación académica. De conformidad con el Artículo 2.1.1.2.1.5. -Directorio de Información de servidores públicos, empleados y contratistas- del Decreto 1081 de 2015, este requisito sólo es de obligatorio cumplimiento para las entidades de naturaleza pública; no obstante, su elaboración por los suje... Norma: Decreto 1081 de 2015, Artículo 2.1.1.2.1.5.
  • 1.5.4 Experiencia laboral y profesional. De conformidad con el Artículo 2.1.1.2.1.5. -Directorio de Información de servidores públicos, empleados y contratistas- del Decreto 1081 de 2015, este requisito sólo es de obligatorio cumplimiento para las entidades de naturaleza pública; no obstante, su elaboración por los suje... Norma: Decreto 1081 de 2015, Artículo 2.1.1.2.1.5.
  • 1.5.5 Empleo, cargo o actividad que desempeña. De conformidad con el Artículo 2.1.1.2.1.5. -Directorio de Información de servidores públicos, empleados y contratistas- del Decreto 1081 de 2015, este requisito sólo es de obligatorio cumplimiento para las entidades de naturaleza pública; no obstante, su elaboración por los suje... Norma: Decreto 1081 de 2015, Artículo 2.1.1.2.1.5.
  • 1.5.6 Dependencia en la que presta sus servicios en la entidad o institución. De conformidad con el Artículo 2.1.1.2.1.5. -Directorio de Información de servidores públicos, empleados y contratistas- del Decreto 1081 de 2015, este requisito sólo es de obligatorio cumplimiento para las entidades de naturaleza pública; no obstante, su elaboración por los suje... Norma: Decreto 1081 de 2015, Artículo 2.1.1.2.1.5.
  • 1.5.7 Dirección de correo electrónico institucional. De conformidad con el Artículo 2.1.1.2.1.5. -Directorio de Información de servidores públicos, empleados y contratistas- del Decreto 1081 de 2015, este requisito sólo es de obligatorio cumplimiento para las entidades de naturaleza pública; no obstante, su elaboración por los suje... Norma: Decreto 1081 de 2015, Artículo 2.1.1.2.1.5.
  • 1.5.8 Teléfono Institucional. De conformidad con el Artículo 2.1.1.2.1.5. -Directorio de Información de servidores públicos, empleados y contratistas- del Decreto 1081 de 2015, este requisito sólo es de obligatorio cumplimiento para las entidades de naturaleza pública; no obstante, su elaboración por los suje... Norma: Decreto 1081 de 2015, Artículo 2.1.1.2.1.5.
  • 1.5.9 Escala salarial según las categorías para servidores públicos y/o empleados del sector privado. De conformidad con el Artículo 2.1.1.2.1.5. -Directorio de Información de servidores públicos, empleados y contratistas- del Decreto 1081 de 2015, este requisito sólo es de obligatorio cumplimiento para las entidades de naturaleza pública; no obstante, su elaboración por los suje... Norma: Decreto 1081 de 2015, Artículo 2.1.1.2.1.5.
  • 1.5.10 Objeto, valor total de los honorarios, fecha de inicio y de terminación, cuando se trate contratos de prestación de servicios. De conformidad con el Artículo 2.1.1.2.1.5. -Directorio de Información de servidores públicos, empleados y contratistas- del Decreto 1081 de 2015, este requisito sólo es de obligatorio cumplimiento para las entidades de naturaleza pública; no obstante, su elaboración por los suje... Norma: Decreto 1081 de 2015, Artículo 2.1.1.2.1.5.

Directorio de entidades del sector

Nombre en la matriz oficial: 1.6. Directorio de entidades. · 1 pregunta

Qué pide
El listado de entidades que integran el sector, rama u organismo, con enlace a su sitio web.
Dónde publicarlo
Transparencia y acceso a la información pública › 1. Información de la entidad › 1.6 Directorio de entidades.
Quién lo entrega
Secretaría General.
Qué URL reportar
La URL del directorio de entidades.

Cómo dejarlo listo

  1. Publique el listado con enlaces activos a cada entidad del sector.

Errores frecuentes

  • Enlaces rotos a entidades que cambiaron de dominio.

Preguntas oficiales de la matriz

  • 1.6.1 Listado de entidades que integran el sector/rama/organismo, con enlace al sitio Web de cada una de éstas, en el caso de existir. Para partidos o movimientos políticos: se cumple con este ítem con la publicación del enlace web de las entidades que están directamente relacionadas con estas organizaciones, a saber: Consejo Nacional Electoral, Ministerio del Interior, Registraduría, etc. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15.

Directorio de agremiaciones y grupos de interés

Nombre en la matriz oficial: 1.7. Directorio de agremiaciones, asociaciones y otros grupos de interés. · 1 pregunta

Qué pide
El directorio de agremiaciones, asociaciones y otros grupos de interés relacionados con la entidad.
Dónde publicarlo
Transparencia y acceso a la información pública › 1. Información de la entidad › 1.7 Directorio de agremiaciones.
Quién lo entrega
Comunicaciones o Planeación.
Qué URL reportar
La URL del directorio de agremiaciones.

Cómo dejarlo listo

  1. Publique el listado con datos de contacto o enlaces.

Preguntas oficiales de la matriz

  • 1.7.1 Directorio de agremiaciones, asociaciones y otros grupos de interés. El sujeto obligado deberá informar los gremios o asociaciones en las que participe como asociado, para lo cual, deberá publicar el enlace al sitio web. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15.

Servicio al público y protocolos de atención

Nombre en la matriz oficial: 1.8 Servicio al público, normas, formularios y protocolos de atención. · 4 preguntas

Qué pide
Información de servicio al público: normas que lo regulan, formularios y protocolos de atención.
Dónde publicarlo
Transparencia y acceso a la información pública › 1. Información de la entidad › 1.8 Servicio al público, normas, formularios y protocolos de atención.
Quién lo entrega
Atención al Ciudadano.
Qué URL reportar
La URL de la página 1.8.

Cómo dejarlo listo

  1. Publique el protocolo o manual de atención al ciudadano.
  2. Enlace los formularios de atención.
  3. Cite las normas que regulan el servicio.

Preguntas oficiales de la matriz

  • 1.8.1 Servicio al público, normas, formularios y protocolos de atención. Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15 Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15.
  • 1.8.2 Normas. Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15.
  • 1.8.3 Formularios. Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15.
  • 1.8.4 Protocolos de Atención. Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15.

Procedimientos para la toma de decisiones

Nombre en la matriz oficial: 1.9 Procedimientos que se siguen para tomar decisiones en las diferentes áreas. · 1 pregunta

Qué pide
Los procedimientos que se siguen para tomar decisiones en las diferentes áreas.
Dónde publicarlo
Transparencia y acceso a la información pública › 1. Información de la entidad › 1.9 Procedimientos para la toma de decisiones.
Quién lo entrega
Planeación.
Qué URL reportar
La URL de la página 1.9.

Cómo dejarlo listo

  1. Publique los procedimientos o el manual de procesos y procedimientos.

Preguntas oficiales de la matriz

  • 1.9.1 Procedimientos que se siguen para tomar decisiones en las diferentes áreas El sujeto obligado debe publicar la descripción de los procesos y procedimientos para la toma de decisiones en las diferentes áreas. Para las entidades de naturaleza pública, se entenderá como cumplido el requisito con la publicación de los actos administrativos relacionados con... Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15.

Mecanismo para presentar PQRSD

Nombre en la matriz oficial: 1.10. Mecanismo de presentación directa de solicitudes, quejas y reclamos a disposición del público en relación con acciones u omisiones del sujeto obligado. · 1 pregunta

Qué pide
El mecanismo para presentar directamente solicitudes, quejas y reclamos (PQRSD).
Dónde publicarlo
Transparencia y acceso a la información pública › 1. Información de la entidad › 1.10, enlazado al formulario de PQRSD.
Quién lo entrega
Atención al Ciudadano.
Qué URL reportar
La URL del formulario de PQRSD.

Cómo dejarlo listo

  1. Enlace desde aquí el formulario de PQRSD y los demás canales de radicación.

Preguntas oficiales de la matriz

  • 1.10.1 Mecanismo de presentación directa de solicitudes, quejas y reclamos. Para las entidades de naturaleza pública, se entenderá como cumplido este ítem con la publicación correspondiente de su canal de PQRSD. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2.

Calendario de actividades

Nombre en la matriz oficial: 1.11. Calendario de actividades. · 1 pregunta

Qué pide
El calendario de actividades y eventos de la entidad.
Dónde publicarlo
Transparencia y acceso a la información pública › 1. Información de la entidad › 1.11 Calendario de actividades.
Quién lo entrega
Comunicaciones.
Qué URL reportar
La URL del calendario.

Cómo dejarlo listo

  1. Publique un calendario actualizado con eventos próximos.

Errores frecuentes

  • Calendario con eventos de años anteriores.

Preguntas oficiales de la matriz

  • 1.11.1 Calendario de actividades. El sujeto obligado habilita un calendario de eventos y fechas clave relacionadas con sus procesos misionales. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 15.

Decisiones que afectan al público

Nombre en la matriz oficial: 1 .12 Información sobre decisiones que pueden afectar al público. · 1 pregunta

Qué pide
Las decisiones que puedan afectar al público, con sus fundamentos.
Dónde publicarlo
Transparencia y acceso a la información pública › 1. Información de la entidad › 1.12 Decisiones que pueden afectar al público.
Quién lo entrega
Oficina Jurídica.
Qué URL reportar
La URL de la página 1.12.

Cómo dejarlo listo

  1. Publique las decisiones y actos que afecten a la ciudadanía, con su fundamento.

Preguntas oficiales de la matriz

  • 1.12.1 Información sobre decisiones que puede afectar al público. Publicar el contenido de toda decisión y/o política que haya adoptado y afecte al público, junto con sus fundamentos e interpretación. Norma: Art. 42, Dec. 103, Núm.. 4.

Entes de control que vigilan la entidad

Nombre en la matriz oficial: 1.13 Entes y autoridades que lo vigilan. · 7 preguntas

Qué pide
Los entes de control que vigilan a la entidad: nombre, dirección, teléfono, correo, enlace, tipo de control y los mecanismos internos de supervisión.
Dónde publicarlo
Transparencia y acceso a la información pública › 1. Información de la entidad › 1.13 Entes y autoridades que lo vigilan.
Quién lo entrega
Control Interno.
Qué URL reportar
La URL de la página 1.13.

Cómo dejarlo listo

  1. Liste cada ente de control con todos los datos de contacto.
  2. Indique el tipo de control (fiscal, disciplinario, político, social, etc.).

Errores frecuentes

  • Listar solo nombres sin datos de contacto ni tipo de control.

Preguntas oficiales de la matriz

  • 1.13.1 Nombre de la entidad. Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 16. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 16.
  • 1.13.2 Dirección. Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 16. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 16.
  • 1.13.3 Teléfono. Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 16. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 16.
  • 1.13.4 E-mail. Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 16. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 16.
  • 1.13.5 Enlace al sitio web del ente o autoridad. Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 16. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 16.
  • 1.13.6 Informar el tipo de control (fiscal, social, político, regulatorio, etc.). Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 16. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 16.
  • 1.13.7 Mecanismos internos de supervisión, notificación y vigilancia pertinente del sujeto obligado. Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 16. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 16.

Publicación de hojas de vida

Nombre en la matriz oficial: 1.14. Publicación de hojas de vida. · 1 pregunta

Qué pide
Las hojas de vida de los aspirantes a los cargos que exige la ley, junto con un correo electrónico para que la ciudadanía envíe sus observaciones.
Dónde publicarlo
Transparencia y acceso a la información pública › 1. Información de la entidad › 1.14 Publicación de hojas de vida.
Quién lo entrega
Talento Humano.
Qué URL reportar
La URL de la página 1.14.

Cómo dejarlo listo

  1. Publique las hojas de vida de los aspirantes y el plazo para observaciones.
  2. Indique el correo electrónico donde la ciudadanía puede enviar sus comentarios.
  3. Las entidades del orden nacional cumplen enlazando al Portal de Aspirantes de Presidencia (aspirantes.presidencia.gov.co).

Preguntas oficiales de la matriz

  • 1.14.1 Publicación de hojas de vida. Publicar la hoja debida de aspirantes, junto con el email para presentar comentarios por parte de la ciudadanía. Para el caso de las entidades de orden nacional, el requisito se cumple mediante link al Portal de Aspirantes de la Presidencia de la República, disponible en: https:/... Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Pagina 19.